Si constituiste tu compañía o estas por hacerlo, es necesario que sepas respecto a los libros contables y legales exigidos por la legislación Venezolana.
Por supuesto, encontraremos libros regulados por distintas leyes, pero en el artículo de hoy, nos enfocaremos a desarrollar 6 de los libros que exige el Código de Comercio en Venezuela.
Empezaremos por los Libros Contables
El Código de Comercio en Venezuela dice que los comerciantes deben llevar un registro de todas sus operaciones contables. Esto significa que deben tener tres libros importantes: uno llamado Diario, otro llamado Mayor, y otro de Inventarios. Además, si lo desean, pueden usar otros libros auxiliares para ayudarles a mantener sus registros organizados.
Antes de comenzar a usar los libros Diario e Inventario, deben obligatoriamente ser sellados antes el Registro Mercantil.
Todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual comprenderá, obligatoriamente, el libro Diario, el libro Mayor y el de Inventarios. Podrá llevar, además, todos los libros auxiliares que estimara conveniente para el mayor orden y claridad de sus operaciones
Artículo 32 del Código de Comercio
El libro Diario y el de Inventarios no pueden ponerse en uso sin que hayan sido previamente presentados al Tribunal o Registrador Mercantil, en los lugares donde los haya, o al Juez ordinario de mayor categoría en la localidad donde no existan aquellos funcionarios, a fin de poner en el primer folio de cada libro nota de los que éste tuviere, fechada y firmada por el juez y su Secretario o por el Registrador Mercantil. Se estampará en todas las demás hojas el Sello de la oficina
Artículo 33 del Código de Comercio
Todo comerciante, al comenzar su giro y al fin de cada año, hará en el libro de Inventarios una descripción estimatoria de todos sus bienes, tanto muebles como inmuebles y de todos sus créditos, activos y pasivos, vinculados o no a su comercio.
El inventario debe cerrarse con el balance y la cuenta de ganancias y pérdidas; ésta debe demostrar con evidencia y verdad los beneficios obtenidos y las pérdidas sufridas.
Se hará mención expresa de las fianzas otorgadas, así como de cualesquiera otras obligaciones contraídas bajo condición suspensiva con anotación de la respectiva contrapartida. Los inventarios serán firmados por todos los interesados en el establecimiento de comercio que se hallen presentes en su formación.
Artículo 35 del Código de Comercio
En nuestro artículo Libro de Inventario y Libro de entrada y salida de mercancía puedes consultar y más sobre el Libro de Inventario, uno de los libros anteriores mencionados arriba.
Prohibiciones por los Libros Contables
Se prohíbe a los comerciantes:
1º Alterar en los asientos el orden y la fecha de las operaciones descritas.
2º Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o a continuación de ellos.
3º Poner asientos al margen y hacer interlineaciones, raspaduras o enmendaduras.
4º Borrar los asientos o partes de ellos.
Artículo 36° del Código de Comercio
Por tanto, debemos ser extremadamente cuidadosos con el registro en los libros contables, es fundamental para garantizar la precisión, la validez y la integridad de la información financiera de la empresa, así como para cumplir con las normativas legales y evitar posibles consecuencias negativas.
Los libros y sus comprobantes deben ser conservados durante diez años, a partir del último asiento de cada libro.
La correspondencia recibida y las copias de las cartas remitidas, serán clasificadas y conservadas durante diez años.
Artículo 44° del Código de Comercio
Debemos ser cuidadosos al momento de conservar la documentación y hacerlo en función del tiempo estipulado por la ley.
Hablemos de sanciones…
Constituyen ilícitos tributarios formales relacionados con el deber de llevar libros y registros contables y todos los demás libros y registros especiales:
1. No llevar los libros y registros exigidos por las normas respectivas.
2. No mantener los libros y registros en el domicilio tributario cuando ello fuere obligatorio o no exhibirlos cuando la Administración Tributaria los solicite.
3. Destruir, alterar o no conservar las memorias de las máquinas fiscales contentivas del registro de las operaciones efectuadas.
4. No mantener los medios que contengan los libros y registros de las operaciones efectuadas, en condiciones de operación o accesibilidad.
5. Llevar los libros y registros con atraso superior a un (1) mes.
6. No conservar durante el plazo establecido por la normativa aplicable, los libros y registros, así como los sistemas, programas o soportes que contengan la contabilidad u operaciones efectuadas.
7. Llevar los libros y registros sin cumplir con las formalidades establecidas por las normas correspondientes.
8. No llevar en castellano o en moneda nacional los libros de contabilidad y otros registros contables, excepto para los contribuyentes autorizados por la Administración Tributaria a llevar contabilidad en moneda extranjera
Quienes incurran en cualquiera de los ilícitos descritos en los numerales 1 y 3 serán sancionados con clausura de la oficina, local o establecimiento por un lapso de diez (10) días continuos y multa del equivalente a ciento cincuenta (150) veces el tipo de cambio oficial de la moneda de mayor valor, publicado por el Banco Central de Venezuela
Quienes incurran en cualquiera de los ilícitos descritos en los numerales 2 y del 4 al 8 serán sancionados con clausura de la oficina, local o establecimiento por un lapso de cinco (5) días continuos y multa del equivalente a cien (100) veces el tipo de cambio oficial de la moneda de mayor valor, publicado por el Banco Central de Venezuela.
La sanción de clausura prevista en este artículo, se aplicará en todos los establecimientos o sucursales que posea el sujeto pasivo.
La sanción de clausura prevista para las ilícitos establecidos en este artículo, se extenderá hasta tanto el sujeto pasivo cumpla con los respectivos deberes formales y notifique a la Administración Tributaria la regularización de la situación que dio origen al ilícito.
Corregida la situación que motivó la aplicación de la sanción la Administración Tributaria procederá en forma inmediata a levantar la medida de clausura.
Artículo 102 del Código Orgánico Tributario
Veamos los Libros Legales
Además de los libros prescritos a todo comerciante, los administradores de la compañía deben llevar:
1º El libro de accionistas, donde conste el nombre y domicilio de cada uno de ellos, con expresión del número de acciones que posea y de las sumas que haya entregado por cuenta de las acciones, tanto por el capital primitivo, como por cualquier aumento, y las cesiones que haga.
2º El libro de actas de la asamblea.
3º El libro de actas de la Junta de administradores. Cuando los administradores son varios se requiere, para la validez de sus deliberaciones, la presencia de la mitad de ellos, por lo menos, si los estatutos no disponen otra cosa, los presentes deciden por mayoría de número.
Artículo 260° del Código de Comercio
Los comisarios nombrados conforme a lo dispuesto en el artículo 287 tienen un derecho ilimitado de inspección y vigilancia sobre todas las operaciones de la sociedad. Pueden examinar los libros, la correspondencia y, en general, todos los documentos de la compañía.
Artículo 309° del Código de Comercio
Además de los libros prescritos para todo comerciante, la compañía de responsabilidad limitada debe llevar:
a) El Libro de Socios, en el cual consten el nombre, domicilio y nacionalidad de los socios; el valor de las cuotas suscritas y las cantidades pagadas por éstas; y las cesiones efectuadas, incluso por vía de remate.
b) El Libro de Actas de las asambleas, o en su caso, de las decisiones tomadas por medio de votación no efectuada en la asamblea.
c) El Libro de Actas de la administración para cuando ésta esté a cargo de más de una persona. Los libros serán llevados en castellano bajo la responsabilidad de los administradores.
Los libros serán llevados en castellano bajo la responsabilidad de los administradores.
Artículo 328° del Código de Comercio
En una manera más sencilla
Vamos a recapitular todo el contenido, de una manera y hagamos un checklist de lo más resaltante
- El libro Diario y el libro de Inventario deben ser sellados para poder usarlos.
- Siempre que se requiera, se pueden llevar Libros Auxiliares adicionales.
- Para comprender el uso del Libro de Inventario puedes consultar aquí
- Debe tenerse especial cuidado al llenar los libros, para no cometer ninguna de las prohibiciones señaladas en el artículo 36° del CC.
- Los libros y sus soportes deben conservarse durante 10 años, y en el Art 102° del C.O.T podemos ver la multa en caso de que no lo hagamos.
- Hablando de los libros legales, son 3 para compañía anónima y 3 para sociedad de responsabilidad limitada.
En próximos artículos, hablaremos uno a uno de cada libro, buscando comprender mejor lo que establecen diversas leyes entorno a cada libro
Si te quedó alguna duda respecto a este tema, no dudes en dejarnos un comentario aquí o en nuestras redes sociales
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